LELIBI組織運営:「現役会員」から「卒業会員」へ
どうもです!
ボランティアサークル「LELIBI(れりび)」です。
シリーズ「LELIBI組織運営編」です。
今回は「サークルからの退会」について紹介させてもらいたいと思います。
LELIBIに入会した後も、人それぞれ様々な立場や環境で日常が過ぎていきます。その日常の中で、どうしてもサークル活動を継続することが難しいと思える時期が出てくるかもしれません。
そんな時に、気兼ねなく「退会」手続きをとれるシステムをLELIBIでは導入しようと考えています。
LELIBI内ではそれを「卒業」という用語にあてがい、運用していきたいと思いました。
この概念を導入する理由は二つあります。
一つは、サークルとしてのアクティブのユーザーがどのくらいいるのか明確にさせたいためです。登録だけされていて、実質幽霊会員となっているメンバーまでも「(アクティブ)会員数」として公にすることに抵抗があると言ってもいいかもしれません。LELIBIのスタンスとして、実態を現さない情報提示は極力避けたいと考えます。
もう一つの側面は、メンバーさんの違和感・混乱を避けるためです。人間ですので時間の経過とともにサークルへの活動意欲などが時として下がってしまう場合があったり、卒業・転職・結婚など…生活環境が大きく変わる状況になったりすることが出てくるかもしれません。そんなときに、LELIBIからの活動案内を疎ましく感じる場面が出てくるかもしれません。お互いに気持ちよくサークル活動を継続させるために、卒業(退会)という概念を始めからシステムとして組み入れることにしたわけです。
次に、その具体的な手続きに関して説明させていただきます。
退会手続きは、二つを想定しています。
一つは、メンバーさんの「自己申告」です。自分のタイミングでいいので、発起人にお伝えいただければ、対応させていただきます。
理由は、発起人の性格上、聞いてしまうと思うのですが…、言いたくなければ、「秘密です」とお答えくだされば、それ以上聞くことは致しません。ただ、サークルへの愚痴等であれば、ぜひとも今後のLELIBIというサークルのためにも理由を言っていただけたらと思っています。
そしてもう一つが「自動卒業」というシステムです。
LELIBIからの問合せに対し、回答が得られない状況が続く場合、「自動卒業」と呈して、LELIBIからの活動案内等の連絡を取りやめさせていただきます。この「自動卒業」システムの執行時期は、年に一回の全体会議前後(1月か2月ごろ)に予定しています。
具体的には、既存メンバー各人に、今後もサークル会員登録を継続するかどうかの意志確認を取らせていただきます。「辞退」の場合と、「回答不明」の場合は、「自動卒業」を採用させていただきます。ちなみに、「自動卒業」に当てはめられたとしても、本人さんの「復帰」宣言がございましたら、いつでも対応させていただきます。
最後に、LELIBIでは「卒業」を、メンバーさんの新たな門出とし、肯定的に捉え、見送りたいと思います。サークルへの参加動機が、何かしらの目的達成であり、それを活動と通して達成できたので、「卒業」するというのも有りだと考えます。
卒業(退会)後も、LELIBIの活動案内が必要ということであれば、それに対応させていただきますし、またゆとりができたので、サークルに「復帰」したいという場合も、もちろん大歓迎で対応させていただきます。
今回は「LELIBIの卒業システム」を紹介させてもらいました。
ありがとうございます。